監理団体の役割・仕事内容

監理団体の役割・仕事内容

企業さまが技能実習生を受け入れる際、企業単独型の場合を除いて、必ず監理団体が関わることになります。

2022年5月31日現在、技能実習制度に関わる監理団体と呼ばれる組織は3,533団体あり、わたしたちエヌ・ビー・シー協同組合もその中に含まれます。

監理団体は、技能実習制度を運用する上でなくてはならない機関ですが、いったいどのような役割があり、具体的にどのような業務をおこなっているのかご存じでしょうか。
受入れ企業さまにおいても、意外と正確にはご存じないかもしれません。

今回は、そんな監理団体について、詳しくご紹介していきます。

01 監理団体とは

外国人技能実習生の受入れには「企業単独型」と「団体監理型」の2つのパターンがあり、監理団体は後者の「団体監理型」において制度の運用に関わっています。
現在、9割以上の外国人技能実習生の受入れはこの「団体監理型」でおこなわれており、ほとんどの技能実習制度の運用には監理団体が携わっているといえます。

01-01 監理団体の許可基準

非営利活動法人である協同組合、公益財団法人、商工会議所といった組織が許可を得ることで監理団体に認定され、技能実習生の受入れ支援やサポート業務を行うことができるようになりますが、非営利団体であればどんな法人でも監理団体に認定されるというわけではありません。
監理団体の許可基準として、以下の条件が定められています。

  • 1、営利を目的としない法人であること
    (商工会議所、商工会、中小企業団体、職業訓練法人、農業協同組合、漁業協同組合、公益財団法人、公益社団法人、など)
  • 2、監理事業を法令等の基準に従って適正に行うに足りる能力を有すること
  • 3、監理事業を健全に遂行するに足りる財産的基礎を有するものであること
  • 4、個人情報を適正に管理し、秘密を守るために必要な措置を講じていること
  • 5、外部役員を置くこと又は外部監査の措置を講じること
  • 6、基準を満たす海外の送出機関との間で、技能実習生取次ぎに係る契約を締結していること
  • 7、(第3号技能実習を行う場合)「優良」の要件を満たすこと
  • 8、監理事業を適正に遂行することができる能力を有するものであること

01-02 許可の欠格事由

さらに、以下に該当するものは、監理団体の許可を受けることができないとされています。

  • 1、刑に処され、その執行を終わり、又は執行を受けることがなくなった日から5年を経過しない者
  • 2、監理団体の許可を取り消された日から5年を経過しない者
  • 3、出入国又は労働に関する法令に関し、不正や不当な行為をした者
  • 4、技能実習に関する業務を適正に行うことができない
  • 5、行為能力に制限がある者(破産等)
  • 6、暴力団が関わること

これらに該当する団体は、技能実習生の受入れを監理することはできません。

01-03 監理団体の区分

監理団体は大きく2つに分類され、以下の違いがあります。

  • 一般監理事業・・1号、2号及び3号の技能実習の監理が可能
  • 特定監理事業・・1号、2号のみの技能実習の監理が可能

技能実習という在留資格には「技能実習1号(1年目)」「技能実習2号(2年目・3年目)」「技能実習3号(4年目・5年目)」の3種類がありますが、技能実習3号だけは一般監理事業の許可を得た監理団体のみでしか受け入れることができません。
そして一般監理事業に認定されるには、定められた要件において基準以上である必要があります。

監理団体は、実習実施機関(企業さま)と二人三脚で実習に取り組む、大切な存在です。
許可基準を満たすのはもちろんですが、共に歩むパートナーとして適切かどうか、そのような観点で考えることも大切です。

02 監理団体の役割

団体監理型での技能実習生の受入れには監理団体の存在は不可欠です。

技能実習制度を運用していくうえで、監理団体がどのような役割を担っているのか見ていきましょう。
また、3,500以上ある監理団体の中からどんな監理団体を選べばよいのか、そのチェックポイントもあわせて解説していきます。

02-01 送出し機関との契約

団体監理型で技能実習をおこなう時は、海外の送出機関を通じて技能実習生を受け入れることになります。
海外の送出し機関と契約を結ぶのは監理団体の仕事ですが、その送出機関は技能実習生から保証金や多額な手数料、違約金を徴収していないか、健全に運用しているかどうか、確認して契約を結ぶことも大切な役割です。

チェックポイント

技能実習生が不当な借金を背負わされたりしないためにも健全な送出し機関を選ぶ必要がありますが、もし監理団体が送出機関と不当な契約を結んでいたりする場合は、監理許可が取り消されることがあります。
ニュースや新聞で、技能実習生が突然いなくなってしまう「失踪」というキーワードを聞かれたことがあるかもしれませんが、この失踪の裏には不当な手数料や違約金を課す送出し機関の存在があります。
「悪質な送出し機関を選ばない」「送出し機関から不当なキックバックなどを受け取らない」健全な監理団体を選ぶようにしましょう。

02-02 技能実習計画の作成

技能実習制度は、外国人材が現場での仕事を通じて技能や知識等を習得することが目的です。
そのため、技能実習生を受入れる際には「技能実習計画」を作成し、従事する作業を明確にして日本と送出し国の2国間で認定を受けなければなりません。
技能実習計画作成は監理団体の役職員が指導を行いますが、指導する職員はその技能等について一定の経験や知識等があることも求められています。

チェックポイント

制度を運用する上で、書類を作成・提出するだけでなく、実習における計画を立てることも監理団体職員の重要な仕事の一つです。
正確な業務をおこない、早いレスポンスを返す監理団体を選ぶことで、実習計画もスムーズに立つことでしょう。

02-03 入国後講習

監理団体は、技能実習生入国後の約1か月間、入国後講習を施します。
必ずしもその監理団体が実施する必要はなく、適切な教育環境にある施設に依頼して行うことも認められています。

入国後講習では、日本語のほか、技能実習制度や法律について、日本の生活マナー等も学びます。
この講習中は、いかなる理由があろうとも業務に従事させることはできません。

チェックポイント

入国後講習は約1ヶ月という短い期間ですが、講習の行われる研修センターは来日した技能実習生が初めて逗留する施設であり、今後の日本での生活をつつがないものにするには欠かせない、団体生活のルールなどを学ぶ大切な時間でもあります。
加えて配属後に企業さまで必要な日本語を事前に学習することができれば、配属後にスムーズに実習に移ることができます。

エヌ・ビー・シー協同組合は、入国後講習を行う研修センターを千葉県松戸市と茂原市の2ヶ所で運営しておりますので、入国後から配属まで継ぎ目なく学習することが可能で、受入れ企業さまよりご好評いただいております。
自社で管理していますので、教育内容に関してもしっかり把握でき、配属に向けて意味のある教育を施すことができます。

02-04 訪問指導

1号技能実習の場合、1か月に1回以上(2号技能実習以降は3か月に1度)監理団体の役職員が企業さまに訪問し、技能実習の実施状況の確認や、適切な指導を行います。
訪問指導を行った場合は訪問指導内容を記録して事業所に保管するほか、年に1度技能実習機構に提出します。

チェックポイント

制度上は、1年目の1号技能実習は毎月訪問、2年目以降は3か月に1度の監査で良いとされています。
しかし2年目以降も言葉や文化などに関して細かな問題が何かと発生しますし、人間関係などで面と向かって相談したいということも出てきますので、3か月に1度の訪問では技能実習生の不満がたまってしまうことがあります。

エヌ・ビー・シー協同組合は、2年目以降も毎月定期訪問するサポート行ってます。
仕事や生活、人間関係で何か困りごとがないか、技能実習生と同じ母国語の職員が訪問し、企業さまと技能実習生に確認しています。
技能実習生を大切にするために、そしてトラブルを事前に防ぐために必要なことと考え取り組んでいます。

02-05 監査

監理団体は、技能実習生が計画認定と異なる作業に従事していないか、実習実施者が法令に違反していないかなど、「監査責任者講習」を修了した監理責任者の指揮のもと3か月に1回以上の頻度で監査を行います。

監査では、

  • 1、技能実習の実施状況を実際に確認
  • 2、技能実習責任者及び、技能実習指導員へのヒアリング
  • 3、技能実習生の4分の1以上との面談
  • 4、実習実施者の事業所の設備、帳簿書類等の閲覧
  • 5、技能実習生の宿泊施設等、生活環境の確認
などを実施し、監査終了後2か月以内に監査報告書を技能実習機構に提出する義務があります。

問題が生じやすい部分として、

  • ・賃金の未払い
  • ・労働時間の改ざん
  • ・技能実習計画とは異なる作業の従事
  • ・申請時に報告した法人以外での作業
  • ・不法就労者の雇用
  • ・入国後講習期間中の業務への従事
などがありますが、実習実施者の勘違いや見落としで生じる問題もありますので、監理団体職員の厳密な監査が必要となります。
チェックポイント

監理団体による監査は日本人職員が行うことが多いようですが、技能実習生との面談など、しっかりコミュニケーションがとれないと監査にならない項目もありますので、母国語が使え、監理責任者講習を修了した外国人職員による監査も行えることが理想です。

エヌ・ビー・シー協同組合では、外国籍職員を含め多くの職員が監理責任者講習を修了しています。

02-06 相談体制

監理団体は、技能実習生が直接相談できる体制を用意しなければなりません。

例えば、実習実施者のもとで人権侵害行為を受け企業の担当者に相談できない場合、技能実習生から直接監理団体に相談できれば保護や支援が可能になります。
また 技能実習生の国籍に応じた相談体制を整備させることにより、企業のみでは困難な母国語での相談も可能となります。

なお相談への対応は、監理事業に従事する役職員が行わなければならず、またその内容に応じて公的機関や企業の生活指導員と連携して、適切に対応する必要があります。

チェックポイント

相談対応は監理団体職員に限られますが、通訳対応をする人間が監理団体の職員であることまでは求められていません。
しかし、相談の場で通訳を介すると、技能実習生も本心を打ち明け辛くなります。
やはり母国語に応じた正職員が対応する方が、問題解決の近道にもなりますし、技能実習生との信頼関係も築きやすくなります。

エヌ・ビー・シー協同組合では、すべて正職員が対応しています。
外国人職員も、技御能実習制度や労働基準法をマスターした正規の職員ですので、様々な相談にも的確に対応しています。
何より、技能実習生たちの母国の先輩として助言もできますので、そこには強い信頼関係が構築されます。

02-07 帰国

監理団体は、技能実習終了後の帰国が円滑になされるよう、必要な措置を講じなければなりません。

チェックポイント

技能実習が満了したら航空券さえ用意すればそれで監理団体の仕事は終りということはありません。
帰りの航空券を用意するだけではなく、銀行口座の解約、役所での転出届、空港までの送迎、(状況に応じて)PCR検査や抗原検査など、様々な対応が求められます。
「帰国するまでが技能実習である」と責任感をもって対応してくれる監理団体を選びましょう。

~閑話休題 監理団体の許可取り消し~

一度許可を受けた監理団体であっても、以下の理由に該当すると、許可が取り消される場合があります。

  • ● 許可基準を満たさなくなった場合
  • ● 監理団体が欠格事由に該当することになった場合
  • ● 許可の条件に違反した場合
  • ● 改善命令に違反した場合
  • ● 入管法令や労働法関係法令に違反した場合 など

監理団体の許可が取り消されると、現在受け入れている技能実習生の監理も継続できなくなります。
また、取り消しの日から5年間は監理団体の許可を受けられませんので、 監理団体の許可が取り消された場合、他の監理団体に変更しなければ同一の実習実施者で実習を継続できません。
新たな監理団体に変更し、その監理団体の指導を受けて、技能実習計画変更の届け出を提出することになります。

03 具体的な監理団体の業務~エヌ・ビー・シー協同組合の場合~

ここまで、技能実習制度における監理団体の役割をご紹介してきましたが、具体的にどんな仕事をしているのでしょうか。
監理団体によって異なる部分もありますので、今回はエヌ・ビー・シー協同組合でおこなっている監理業務について、ご紹介していきます。

03-01 配属前

技能実習生の受入れが決まったといっても、配属まで様々な準備が必要です。
技能実習生の面接から申請、入国から配属までの流れに沿ってみていきましょう。

03-01-01 面接

技能実習生の受入れが決まりましたら、エヌ・ビー・シー協同組合では送出し機関と連携し、面接の準備をはじめます。
企業さまと打合せをして確定した求人情報を送出し機関に依頼し、約1か月の募集期間で候補生を集め、準備が整いましたら面接を行います。

面接の方法は現地面接・WEB面接・代理面接の3パターンがあり、これまでエヌ・ビー・シー協同組合では現地面接をお勧めしていました。
現地に赴き実際に文化にふれ空気を感じることで、企業さまによる技能実習生の母国への理解、そして技能実習生に対する理解も深まります。
また、エヌ・ビー・シー協同組合では合格者の家族との面談の時間を設けていますので、そこで企業担当者と家族が話をすることで家族も安心し、技能実習生のこれからの実習生活への大きなモチベーションとなります。

渡航の制限がかかって以降はWeb面接で選考していますが、母国語対応の職員と面接経験の多いベテラン職員が同席して行っていますので、企業さまには安心して面接に臨んでいただいています。

面接は一緒に働く仲間を選ぶ、とても重要な機会です。
同席する日本人職員や母国語職員も助言は差し上げますが、最終的な選考は企業さまで行っていただいています。

03-01-02 書類の準備・申請

合格者が決まったら、速やかに申請書類を提出します。
わたしたち監理団体が必要書類を準備し、手続き内容を企業さまに説明してご捺印をいただく流れになります。

出入国在留管理庁に在留資格の申請を、技能実習機構に技能実習計画の申請をおこないますが、エヌ・ビー・シー協同組合には経験豊かな申請課員が揃っていますので、非常にスピーディーに申請されます。

03-01-03 入国~配属

申請の許可がおりたら、次は入国の準備に移ります。
航空券の手配、企業さまへの周知、空港へのお迎えなど、多くの職員が携わりながら対応します。
空港に到着した技能実習生を、エヌ・ビー・シー協同組合専属の入国後講習センターへ送迎し、約1か月の集合講習がはじまります。

約1ヶ月にわたる研修センターでの入国後講習が無事終わったら、いよいよ配属となります。
エヌ・ビー・シー協同組合では、配属時にただ企業さまに技能実習生を送り届けるのではなく

  • 役所での転入手続き
  • 金融機関で口座の開設
  • 住居の説明
  • 従業員の方々・寮の周辺住民への挨拶

など、これから技能実習生が日本で生活するための準備をお手伝いしています。
このように、配属初日は特に対応事項や説明することが多く、対応する職員は大忙しの一日になります。

03-02 配属後

配属前と同様、技能実習生の配属後の3年間もしくは5年間の実習をサポートすることも、監理団体の重要な業務です。
エヌ・ビー・シー協同組合では円滑に日々の実習が行えるよう、事務手続きから日常的なサポートまで行っています。

03-02-01 毎月の巡回訪問

エヌ・ビー・シー協同組合では月に1度、巡回時に以下の対応を行っております。

  • ● 企業さま、技能実習生の双方からのヒアリング
  • ● 制度・法令を遵守しているかの確認
  • ● 書類の確認
  • ● 生活指導(寮の確認)
  • ● そのほか必要な対応

技能実習生と母国語で対応のできる職員が訪問しますので、実習の詳しい状況、私生活の問題点など細やかな対応が可能です。
また、職員は技能実習法・労基法にも精通していますので、企業さまでの書類の確認も正確に行います。

03-02-02 書類の申請・管理

技能実習制度は国の制度であり、様々な書類の提出・管理が必要になります。

1、外国人技能実習機構に提出した書類
外国人技能実習機構に提出している監理団体許可申請書等にかかわる書類一式
外国人技能実習機構に提出した事業報告書(写し)
その他外国人技能実習機構に提出もしくは届出を行った書類
2、監理団体の組織・体制に関する書類
許可証(関係者から請求があったときは提示が必要)
監理団体の業務の蓮営に係る規程(監理団体の事業所内の、一般の人らかも見える場所に掲示が必要)
労働者名簿(監理団体の役員・職員(常勤・非常勤)、監理責任者、監理業務の実務に従事する職員の氏名、生年月日等が把握できるもの)
出勤簿(監理責任者、監理業務の実務に従事する職員の勤怠状況が確認できるもの)
賃金台帳(監理責任者、監理業務の実務に従事する職員の勤怠状況が確認できるもの)
貸借対照表、損益計算書の写し
組織図(役員等が所属している部門等が把握できるもの)
3、監理団体の実習監理業務に関する書類
監査方針、監査要領、監査スケジュール等が確認· 把握できる書類
入国後講習にかかわる書類(施設・体制・要領等が確認・把握できるもの)
個人情報の管理方針・監理体制等が確認・把握できる書類
技能実習生からの相談応需方針・体制・要領等が確認・把握できる書類
優良要件適合申告書の内容が確認・把握できる書類等(該当する場合)
技能実習生の失踪が発生した場合の対応方針等が把握できる書類
監理費の収入・支出状況が把握できる帳簿・書類(総勘定元帳、領収書等)
4、技能実習法上事業所に常に備えておくべき書類(技能実習法第41条)
実習監理を行う実習実施者の管理簿(実習実施者の名簿、技能実習責任者の履歴書・就任承
諾書及び誓約書、技能実習指導員の履歴書・就任承諾書及び誓約書、生活指導員の履歴書・就任承諾書及び誓約書、監理団体と実習実施者の間の実習監理に係る契約書面)
実習監理に係る技能実習生の管理簿(技能実習生の名簿、技能実習生の履歴書、雇用契約書・雇用条件書)
監理費管理簿(参考様式4-5号)
技能実習に係る雇用関係の成立のあっせんに係る管理簿(参考様式4-6号)
監査報告書の写し(省令様式第22号)
入国前講習実施記録(参考様式4-8号)
入国後講習実施記録(参考様式4-9号)
訪問指導記録書(参考様式4-10号)
団体監理型技能実習生からの相談対応記録書(参考様式4-11号)
外部監査報告書(参考様式第4-12号)
外部監査報告書(同行監査)(参考様式第4-13号)
外部役員確認書(参考様式第4-14号)

(※保管期間は、帳簿書類の基となる技能実習が終了した日1年間
※帳簿を作成せず、もしくは事業所に備えておかず、嘘又は偽の帳簿書類を作成した場合30万円以下の罰金)

技能実習機構からの問い合わせ等に対し、技能実習を適切に実施されている旨を速やかに回答できるよう、エヌ・ビー・シー協同組合では企業さまと共に以上の書類を作成し管理しています。

03-02-03 日常のサポート

企業さまと技能実習生が安心して実習に取り組めるよう、日ごろからあらゆるサポートをすることが監理団体の重要な務めになります。

エヌ・ビー・シー協同組合では、毎月の巡回のほか、企業さまや技能実習生と常に連絡をとれる体制を整えており、随時対応をしております。
細かなニュアンスを伝えるための通訳のほか、実習・業務上の問題対応、また技能実習生の個人的な悩みごと相談など、日々様々な対応をしております。

04 まとめ

いかがでしたでしょうか。
以上が、監理団体の主な役割・仕事内容となります。

技能実習法や技能実習生の受入れに係るルールは、制度改善のため随時変更されますが、それらを遵守し、企業さまと技能実習生をサポートしていくことが、監理団体の重要な役割となります。

これからも、エヌ・ビー・シー協同組合は企業さまと技能実習生のために、監理団体としての役割を果たしてまいります。

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