技能実習生を初めて受入れる企業さまから「監理団体のサポートとはどういったものなのか」という質問をいただくことがあります。
そもそも外国人材を受入れるのも初めてなので、本当に大丈夫なのか、外国人を受入れてやっていけるのかなどといった「不安」に関するお話をうかがうこともあります。
そのような不安をしっかり解消し、技能実習を成功させるために監理しサポートするのがわたしたち監理団体の役割ですが、その中でも最前線でサポート業務をおこなっているのが、サポートスタッフです。
今回は、「保守スタッフ」とも呼ばれる彼ら彼女らがどのように企業さまと技能実習生をサポートをし、企業さまが抱いた不安を解消しているのか解説していきます。
→無料ダウンロード資料「技能実習が成功する8つのポイントと流れ」01 サポートスタッフとは？
技能実習を成功させるために企業さまと技能実習生をサポートするのが監理団体の大切な役割ですが、その中でも「企業さまと技能実習生の橋渡し」という重要な役割を担っているのがサポートスタッフです。
サポートスタッフの仕事を大きく分けると以下の3つになります。
- ①実習生の配属・帰国対応
- ②企業様の巡回訪問
- ③書類作成、申請業務ほか
順にみていきましょう。
01-01 実習生の配属・帰国対応
技能実習生は日本に入国すると、ほとんどの場合入国後講習を行なう研修センターに入寮しますが、空港での出迎え・研修センターへの送迎は、サポートスタッフの大切な役割です。
約一ヶ月間の入国後講習が終わるとついに企業さまへの配属が始まりますが、この時の送迎もサポートスタッフがおこないます。
配属時に主に行うこととして
- ・住民票の取得、口座の開設等、日本で生活する準備を整える
- ・配属先企業に到着後、会社の説明（仕事内容・勤務時間・施設の説明・寮の使い方など）
- ・これから実習生が生活する寮周辺の施設の説明、よく行く場所（スーパーなど）の経路確認
などがあります。
技能実習生にとっては、右も左もわからない外国での生活がはじまるわけですから、配属時のサポートスタッフの対応は非常に大切です。
配属時に今後の生活や就労への準備をしっかり済ませることで、配属先への順応も早くなります。
技能実習生の帰国に関しても入国時と同様、企業さまでのお別れの挨拶後、空港まで送迎する流れになります。
01-02 巡回訪問
技能実習生が配属一年目は毎月一回、それ以降は3ヵ月に一回、実習先へサポートスタッフが訪問します。
訪問した際は企業の担当者・技能実習生の双方とお話しをし、技能実習を良好に行えるよう様々な確認を行います。
訪問の際の主な確認事項は以下の2点です。
- ①実習日誌・その他書類の確認
- ②技能実習生、実習指導員や生活指導員などへのヒアリング
①では、技能実習を行う上で必要な書類に関して、記入漏れがないか、記載に不備がないか等の確認を行います。
実習日誌をはじめとする様々な書類の確認をしっかりと行うことで、技能実習が正しく行われているのか、改善すべき点はないか等の確認もでき、さらには技能実習機構による監査への対応もできるような準備も整えています。
②では技能実習生、企業の担当者から実習の様子や寮でのことなど様々なお話をうかがい、問題がないか、心配事はないかなど確認をします。
今後の希望や現状の不満などがあれば、指導をおこなったり解決策を探ったりします。
しっかりヒアリングを行うことでトラブルを未然に防ぐことができ、各企業さまに最適な技能実習のあり方の提案も可能となります。
01-03 書類作成、申請業務ほか
申請書類の作成や申請業務も監理団体の重要な業務ですので、サポートスタッフもそういった業務に携わることがあります。
エヌ・ビー・シー協同組合では申請を専門に行う部門を別で配置しているため、サポートスタッフは申請業務に携わることはありません（申請の専用部署を置くことで、書類の不備や遅延をなくす狙いがあります）。
エヌ・ビー・シー協同組合のサポートスタッフの主な事務的業務は以下の2つです。
- ①技能実習生の給与明細の確認
- ②技能検定対策Webサイトの作成
①では、技能実習生に支払われるお給料が間違っていないか、毎月の給与明細の確認をしています。
これは企業様と実習生の双方を守るための確認作業で、意図的でないミスによる受入れ停止処分などを避けるために行っています。
また、技能実習生が自ら給与を計算できるよう、給与明細の確認の仕方なども指導しています。
②に関しまして、エヌ・ビー・シー協同組合では、技能実習受け入れ可能職種全てのオリジナル技能検定対策Webサイトを作成しています。
各国の言語に対応しており、技能実習生が勉強に取り組んだ時間も計測されるものとなっていますので、勉強時間が少ない子に対しては勉強を促すなど、技能実習生一人ひとりに勉強をする意識づけを行っています。
02 エヌ・ビー・シー協同組合のサポートスタッフ
監理団体のサポートスタッフの仕事をご説明してきました。
ここからは、エヌ・ビー・シー協同組合のサポートスタッフの取り組みについてご紹介していきます。
02-01 『チーム制』～日本人スタッフと外国人スタッフがガッチリタッグ！
エヌー・ビー・シー協同組合では、現在サポートスタッフは日本人スタッフと外国人スタッフなど多国籍なスタッフでチームを組んで活動しています。
国籍混合のチーム制の狙いは、ズバリ「技能実習生の日本語能力向上」です。
企業さまへの巡回訪問の際、技能実習生と同じ国籍のサポートスタッフだけが訪問した場合は当然母国語でのやり取りがメインになりますので、あえて日本語を使うということがありませんでした。
しかし日本人スタッフや別の国籍のサポートスタッフが訪問した場合は、当然ながら日本語でやりとりをすることになります。
技能実習生と日本語でやりとりをすることで、現在の日本語レベルがどれくらいなのかを把握することができ、それを踏まえて技能実習生に日本語学習を促すこともできますので、日本語能力向上の良いきっかけとなっているようです。
エヌー・ビー・シー協同組合のサポートスタッフはJLPT N2レベル以上の日本語力がありますが、それ以上に特筆すべきは「日本文化への理解」があげられます。
技能実習生を受入れる際の企業さまの不安には、コミュニケーションの問題だけでなく「日本の当たり前が通用するのか」といったものがあります。
日本の大学や語学学校を卒業しており、日本で長く生活しているため、日本の文化や慣習、言葉遣いだけでなく、マナーまで理解しています。
技能実習生に対して指導する際も、「外国人である自分が日本文化を理解した」プロセスを経験しているため、技能実習生にとって「指導を聞くべき良い先生」となっています。
02-02 『法令知識』～労基法・入管法などなんでもござれ！
エヌー・ビー・シー協同組合のサポートスタッフは全員、技能実習に関する法令を理解しています。
日本人サポートスタッフはもちろん、外国人サポートスタッフも日々変化する法律にも対応し、技能実習法の知識だけでなく、労働基準法から入管法の知識まで網羅しておりますので、企業さまから「安心して任せられる」とのお声をよくいただきます。
定期訪問の際、制度に関して分からない点などがあれば、どんどん質問してください。
03 大切なのは、現場での接し方
いかがでしたでしょうか。
今回は、監理団体のサポートスタッフにクローズアップし、業務内容についてご説明しました。
エヌー・ビー・シー協同組合ではサポートスタッフの育成に力を入れていますので、初めて技能実習生を受入れる企業さまでも安心いただけると思います。
しかし、どれほどサポートスタッフが技能実習生を支えていたとしても、物理的に限界があります。
電話でのやりとりで済むことであればいいのですが、実際に訪問して対応しなければ収まらないような場合、距離や時刻によってはすぐには対応できないこともあります。
また、日々の実習でのやりとりや毎日のコミュニケーションは企業さまが主体となって行っていく必要がありますので、そういう意味でも企業さまの技能実習担当の方、特に技能実習指導員の役割は大きいといえます。
技能実習指導員が押さえるべき大切なポイントは
- ①実習生を理解しようとする
- ②「伝わる」日本語を使う
- ③言葉以外のコミュニケーションもとる
この3つです。
現場の技能実習指導員はこのポイントを押さえながらサポートスタッフと上手く連携し、ぜひとも技能実習を成功させましょう。
